Jak zapanować na swoimi zadaniami – OmniFokus

„Obyś żył w ciekawych czasach” – tak chyba brzmiało to chińskie przysłowie a może przekleństwo. Czasy mamy ciekawe a przede wszystkim żyjemy bardzo intensywnie. Każdy z nas ma codziennie do zrealizowania tak wiele rzeczy, że czasem trudno to wszystko okiełznać bez odpowiednich narzędzi. Dzisiaj chciałbym Wam przedstawić aplikację, która mi osobiście najbardziej przypadła do gustu jeśli chodzi o szerokie zarządzanie własnymi zadaniami.

Wcześniej, zwłaszcza na urządzeniach z sytemem Windows, Windows Phone czy Adroid używałem różnych rozwiązań od najprostszych powiadomień systemowych telefonu, przez obsługę zadań przy pomocy MS Outlook oraz zarządzanie zadaniami poprzez tzw. „chmurę” np. w ramach usługi Office 365. Ostatnio udało mi się odnaleźć narzędzie, które wg mnie pozwala na znacznie bardziej optymalną pomoc w „pamiętaniu o zrobieniu wszystkiego co trzeba”. Pewnie w zakresie wskazanych powyżej systemów też można odnaleźć podobne aplikacje, jednak w moim przypadku dopiero po rozpoczęciu użytkowania sytemu iOS na telefonie i OSX na laptopie „odkryłem” aplikację OmniFocus firmy The Omni Group.

1423139609_full.png

Co wg mnie wyróżnia to oprogramowanie? Aplikacja ta umożliwia współpracę pomiędzy różnymi urządzeniami: tablet, telefon, komputer – ale to może nie jest wyjątek. Główną zaletą są szerokie możliwości organizowania zadań.  Każde zadanie może mieć jak to zwykle bywa określoną datę wykonania. Jednak ponad to program pozwala na określenie również przewidywanego czasu jaki nam zajmie wykonanie zadania, terminu do którego zadanie ma być traktowane jako „jeszcze nie aktualne”, tzn. takie, którym nie musimy się jeszcze zajmować. Oczywiście dochodzą zaawansowane opcje terminów powtarzalnych, gdzie decydujemy jak często zadanie się powtarza, czy ma się powtarzać co określony okres czy też po upływie pewnego czasu po wykonaniu wcześniejszego jego terminu, wykonanie zadania może być też warunkowane wykonaniem innego zadania. Program pozwala również uzależniać powiadomienia o konieczności wykonania zadania od lokalizacji w jakiej się znajdziemy (GPS w telefonie).

Zadania w OmniFocus możemy organizować w projekty. Program rozróżnia różne struktury projektów, takie w których każde zadanie jest oddzielnym niezależnym elementem, inne w których kolejne zadania powinny być wypełnione po wykonaniu zadania poprzedniego oraz takie gdzie zadania wykonywane są równolegle. Projekty dalej możemy zbierać w odpowiednich katalogach. Każde zadanie może być przypisane do konkretnego projektu,  jak również dodatkowo może mieć oznaczony kontekst, wg którego możemy zadania przeglądać. Oczywiście zadania możemy również oznaczać flagą wyróżniającą jeśli mamy taką potrzebę.

Jeśli chodzi o przeglądanie zadań, ich analizę możemy je wyświetlać m.in. w następujących układach:

  • zadania w skrzynce przychodzącej – a więc nie przypisane do projektów itd.
  • wg terminów wykonania – program pozwala też na wyświetlanie terminów z kalendarza w podglądzie danego dnia abyśmy mogli konfrontować konieczność wykonania zadania z zaplanowanymi na ten dzień terminami;
  • wg kontekstu – np. pod kątem miejsca wykonania (np.dom, biuro), rodzaju zadania (np. mail, telefon, prace domowe) itd., wszystko zależy od naszej inwencji i sposobu organizacji;
  • wg projektów – grup zadań służących jednemu celowi zgodnie z naszymi założeniami;
  • wg flagowania – to chyba nie wymaga wyjaśnienia 🙂

Mamy również do dyspozycji zakładkę przeglądu zadań, gdzie okresowo możemy dokonywać przeglądu wszystkich zadań / projektów.
Praktyczna jest również możliwość oznaczania zadań i projektów jako aktywne, wstrzymane, wykonane lub odwołane.
System umożliwia przesyłanie wiadomości e-mail na dedykowany adres, dzięki czemu na podstawie wiadomości tworzone jest nowe zadanie w OmniFocus, co pozwala m.in. chociażby na tworzenie zadań podczas pracy na innym systemie operacyjnym. Zadania mogą być również w prosty sposób dodawane z różnych innych programów poprzez integrację aplikacji z systemem operacyjnym.
Na chwilę obecną wydaje mi się to narzędzie optymalnym dla wszyskich, którym nie są potrzebne bardzo zaawansowane programy do zarządzania projektami zwłaszcza zespołowymi, a systemowe aplikacje w telefonach czy komputerach nie wystarczają.
Więcej na stronie internetowej OmniFocus